Urkunden, die durch deutsche Behörden oder Notare ausgestellt werden haben gemäß § 437 Abs. 1 ZPO die Vermutung der Echtheit für sich. Diese Vermutung greift jedoch nicht, wenn von ausländischen Behörden/Notaren ausgestellte Urkunde in deutschen Registerverfahren (z.B. Grundbuchamt, § 29 GBO bzw. Handelsregister, § 12 HGB) vorgelegt werden. Hier kann die Echtheit durch eine Legalisation nachgewiesen werden (§ 438 Abs. 2 ZPO) Hierunter ist die Bestätigung der Urkundenechtheit durch den Konsul des Verwendungstaates zu verstehen. Im Fall der Verwendung ausländischer öffentlicher Urkunden im Inland erfolgt also die Legalisation durch das Konsulat der Bundesrepublik Deutschland im Errichtungsstaat (§ 13 KonsularG). Da dem deutschen Konsularbeamten nicht sämtliche Urkundspersonen seines Amtsbezirks bekannt sein können, kann die Legalisation erst nach einer Überbeglaubigung durch das Außenministerium oder einer anderen zentralen Stelle des Ausstellungsstaates erfolgen.
Apostille ersetzt Legalisation und erleichtert den Rechtsverkehr
Die Legalisation ist – vor allem auch wegen der Vor- und Überbeglaubigungen – oftmals mit einem erheblichen Aufwand an Zeit und Kosten verbunden. Vor diesem Hintergrund sind bereits über einhundert Staaten dem Haager Übereinkommen vom 5. 10. 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisationbeigetreten. Dieses ersetzt die Legalisation von staatlichen Urkunden durch die Anbringung einer sog. „Apostille“. Die Apostille wird von einer bestimmten Stelle des Errichtungsstaates erteilt, die der Hague Conference on Private International Law zu melden ist. Eine Aufstellung für die jeweiligen Beitrittsstaaten kann auf deren Homepage (https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41) eingesehen werden. In Deutschland wird die Apostille für notarielle Urkunden beispielsweise vom Präsidenten des zuständigen Landgerichts erteilt.
China und Kanada treten dem Haager Übereinkommen bei
Die Volksrepublik China ist dem Haager Übereinkommen mit Wirkung zum 7. November 2023 beigetreten. Zuständig für die Ausstellung der Apostille ist das Ministry of Foreign Affairs. Dieses kann wiederum die Foreign Affairs Offices der Provinzen, Autonomen Regionen und Regierungsunmittelbaren Städte zur Ausstellung der Apostille für jene Urkunden ermächtigen, die in ihrem jeweiligen Verwaltungsgebiet angefertigt wurden. Für die Sonderverwaltungszonen Hongkong und Macau gilt das Haager Übereinkommen bereits und auch weiterhin.
Zudem ist Kanada dem Haager Übereinkommen mit Wirkung zum 11. Mai 2024 beigetreten. Als zuständige Behörden zur Ausstellung der Apostille hat Kanada die folgenden fünf bestimmt: Department of Foreign Affairs, Trade and Development, Ministry of the Attorney General of British Columbia, Ministry of Justice of Alberta, Ministry of Justice and Attorney General of Saskatchewan und Ministry of Public and Business Service Delivery of Ontario.
Fazit
Durch die Erweiterung des Anwendungsbereichs des Formübereinkommens bedürfen notarielle Urkunden aus Kanada und der Volksrepublik China zur Verwendung in Deutschland zukünftig keiner Legalisation mehr. Vielmehr genügt die Anbringung der Apostille. Insbesondere der sehr praxisrelevante Rechtsverkehr mit China wird dadurch erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Das Haager Übereinkommen ist damit nunmehr für mehr als 125 Staaten weltweit in Kraft getreten. Aus deutscher Sicht ist nur noch für einige wenige bedeutende Staaten (Indien, Syrien, Vietnam) die Legalisation erforderlich. Eine detaillierte Länderübersicht stellt das DNotI unter folgendem Download-Link bereit.
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